Yo nunca he hecho un guest post en mi blog pero este tema me interesa tanto y tiene tanto futuro que quería que tuvieras toda la información posible.

Por eso he traído a una experta en automatización, Judith Tierno.

Imagen de marketing automation de Shutterstock

Empecemos por el principio ¿Qué es la automatización de marketing?

La automatización de marketing consiste en utilizar un software o una herramienta que nos permita que las acciones repetitivas de marketing que hacemos con frecuencia, queden programadas y se ejecuten «solas».

Esto lleva haciéndose durante muchos años, lo que pasa es que hasta hace poco, solo las grandes empresas podían permitirse digitalizar estos procesos. Pero eso ha cambiado con los avances tecnológicos y ahora existen herramientas a precios muy asequibles que permiten que todo el mundo pueda hacerlo.

Para las pequeñas empresas y autónomos se abre un abanico de nuevas posibilidades para llegar a los clientes y vender de manera más eficiente y escalable.

Sigue leyendo y descubre cómo.

¿Qué se puede automatizar?

No todo es automatizable, no quiero engañarte, pero hay un gran número de acciones de tu empresa que sí puedes automatizar ¡Y ahorrarte mucho tiempo!

Para que algo sea automatizable, lo primero que debes saber es que tiene que ser un proceso. Cuando repetimos las mismas acciones para hacer algo, y siempre que lo hacemos ejecutamos los mismos pasos, podemos decir que seguimos un proceso.

Es decir, cuando haces lo mismo una y otra vez en el mismo orden, es probable que se pueda automatizar.

Hay cosas que pueden dejarse programadas y otras que pueden automatizarse. Aunque las dos opciones te ahorrarán tiempo, el esfuerzo que tienes que dedicar, no es el mismo.

Por ejemplo, un proceso de creación de contenidos podría ser el siguiente:

1. Generar 3 ideas de título para el artículo
2. Crear el índice del artículo
3. Escribir el borrador del texto
4. Revisar y editar el texto
5. Generar la imagen que acompaña al artículo
6. Publicar el artículo

Como ves, la creación del contenido en sí no es automatizable ya que no puede hacerse solo, necesita una persona detrás generando el contenido (lo que sí puedes hacer es delegarlo). Pero la publicación de contenidos, sí es algo que puedes dejar programado. Con esto me refiero a que puedes dejar la acción programada para que se ejecute el día y a la hora que tú quieras sin necesidad de estar pendiente de ello.

Veamos otro ejemplo de un proceso que sí es automatizable:

1. Un posible cliente contacta contigo desde el formulario de tu web
2. La persona recibe un e-mail de confirmación («Hemos recibido tu mensaje»)
3. Los datos de contacto y el mensaje se añaden a tu CRM (software para gestión de clientes)
4. Tú recibes un mensaje con la solicitud y todos los datos

Este proceso sí es 100% automatizable, ya que una vez el cliente envía su solicitud de contacto, el resto de acciones se ejecutan de manera automática. No tienes que hacer nada. Solo hay que configurarlo una vez y cada vez que un posible cliente nos contacte, la secuencia se repetirá de manera automática.

Por tanto, podemos decir que son automatizables las acciones que pueden repetirse sin que cambie nada. En el caso de la creación de contenidos, el contenido en sí es diferente cada vez, en el segundo ejemplo del contacto con el cliente, no cambian los mensajes que se envían automáticamente.

Antes de automatizar

Antes de automatizar, deberías tener claros una serie de puntos en tu negocio que harán que te ahorres dolores de cabeza cuanto te pongas manos a la obra con la automatización.

Los que yo siempre recomiendo, son los siguientes:

Buyer persona: Saber a quién te diriges y a quién vendes es imprescindible para enfocar tu marketing, no sólo la automatización, sino toda la comunicación de tu empresa. Así que, antes de nada, ten tu ficha de cliente bien detallada y entiende las necesidades y problemas a los que hacen frente.

Customer journey: El siguiente paso para conocer mejor a tu cliente es entender qué pasos sigue, cómo evoluciona y por qué tus productos o servicios van a ser una solución a lo que necesita. Si entiendes el camino que sigue, por dónde se mueve y qué busca, podrás crear una estrategia digital enfocada a llegar a tu cliente ideal y que éste te encuentre.

Modelo de negocio: Tienes claro a quién te diriges y entiendes sus problemas. ¿Qué le vas a ofrecer? Tener claro el modelo de negocio desde el que partes te permitirá definir tu camino de crecimiento y ver claramente qué ajustes necesitas hacer para automatizar.

Estrategia digital: Si no sabes por dónde empezar a crear tu plan de acción en el mundo digital, Leticia tiene un curso magnífico donde te ayuda a crear tu estrategia de marketing B2B en una semana.  Teniendo tu estrategia clara verás cómo encajan las piezas de tu marketing y cómo automatizarlo.

Proceso de ventas: Saber qué vendes y que acciones necesitas hacer para venderlo. Definir el paso a paso y entender qué mensajes debes dar en cada momento te va a aclarar la automatización hasta el punto de hacerla un juego de niños.

Las piezas que necesitas para automatizar tu marketing

Para que la automatización tenga sentido, tienen que sumarse una serie de piezas y trabajar unidas. Estos son los componentes básicos que vas a necesitas para poner en marcha tu automatización:

• Software de automatización de marketing (con e-mail marketing incluido): Este será el software que te permitirá configurar la mayor parte de las automatizaciones y donde tendrás centralizada la información de los contactos, e-mails, etc. Debe permitirte también gestionar el e-mail marketing, pieza clave dentro de la automatización de tus procesos de venta y comunicación.

• Formularios: Tanto de captación como de contacto, es necesario que desde tu web los contactos puedan registrarse, suscribirse o contactar contigo y que esos datos pasen a tu base de datos de manera automática.

• Landing pages de captación y venta: Este tipo de páginas con un objetivo muy concreto y súper enfocadas te ayudarán a mejorar las conversiones a la hora de captar contactos y vender tus productos. Su objetivo es conseguir que la persona que visita la página no se disperse con mil enlaces y deba centrarse en la acción que tú has definido como objetivo.

• Pasarela de pagos (si el cobro lo quieres hacer online): Si tu proceso de ventas se desarrolla 100% online, incluido el cobro, necesitarás una pasarela de pago que realice el cobro en tu nombre a través de una tarjeta de crédito. La más conocida es Paypal y Stripe, su competencia, entró hace unos meses en España. Para volúmenes altos de transacciones (por ejemplo en un e-commerce) te interesa hablar con tu banco para tener integrado tu propio tpv virtual en tu web.

• Segmentación y Scoring: Son dos acciones básicas de la automatización que pueden cambiar cómo llevas a cabo tu marketing. El Scoring es un sistema de puntuación que asigna un valor a un contacto en función de las acciones que realiza. La segmentación es la agrupación de contactos siguiendo diferentes criterios, por ejemplo, el interés que han demostrado en un producto. Con estas dos funcionalidades, puedes realizar campañas muy enfocadas y que consigan mejores resultados.

Cómo elegir la herramienta de automatización de marketing adecuada para ti

Elegir la herramienta más adecuada para tu negocio es una de las claves para que tu automatización salga bien. No todas las herramientas se adaptan a todos los negocios, por esa razón debes plantearte qué necesitas tú en tu empresa y no dejarte guiar por herramientas que te recomienden sin haberlas probado antes.

Yo valoro estos cuatro puntos clave a la hora de elegir una herramienta para mis clientes:

Integración con tu web

Este punto es indispensable si quieres automatizar tu marketing por completo. Algunas herramientas te permiten insertar formularios en tu web y que éstos se integren en tu página, pero nada más. Luego no puedes hacer un seguimiento de los contactos que visitan tu web y saber qué han visitado y cuándo.

Te interesa que tu herramienta guarde la máxima información de lo que tus contactos hacen tu web, ya que si no, estás perdiéndote una parte importante de las acciones que hace tu contacto y de cómo se relaciona con tu empresa. Para tener una visión completa debes saber qué pasa en tu web, especialmente en las páginas de venta o promociones que lances

Integración con otras herramientas

Lo normal es que una herramienta no te dé todo lo que necesitas, siempre habrá algún punto donde tu herramienta no llegue o vaya coja y tengas que complementarla con otro software. Un ejemplo claro de esto suelen ser los formularios de captación para la web. En muchos casos, los que provee la propia herramienta son básicos y si quieres hacer algo más potente debes recurrir a generadores de formularios externos.

Por esa razón, es recomendable que tu herramienta se integre con otras aplicaciones que complementen las funcionalidades, de esta manera, te permitirá expandirte cuando lo necesites.

Plan de pagos que te permita crecer

Aunque el precio no lo es todo, sí es un factor que deberías mirar a la hora de comprar una herramienta. Lo más común es encontrarte estas dos modalidades de pago:

• Por número de contactos: Según va creciendo tu lista de contactos se incrementa la cuota que pagas por utilizar la herramienta. Esto te permite crecer escalonadamente, ya que al principio pagarás poco e irás aumentando la cuota a la par que aumentes tus contactos.

Por ejemplo, en Active campaign la cuota mínima hasta 500 contactos es de 9$ al mes. Es asequible cuando estás empezando y te permite ir creciendo a tu ritmo.

• Por usuarios que acceden: Aquí hablamos de usuarios de tu equipo. Normalmente esta modalidad te permite tener contactos ilimitados en tu base de datos y el precio incrementa en base a las personas de tu empresa a las que necesitas darle acceso. Así, irás pagando más según crezca tu equipo, no tu número de contactos. El precio de entrada suele ser mayor que en los planes por número de contactos y suelen aplicarlo softwares que dan más peso al módulo de CRM (Customer relationship management).

Dependiendo de tu modelo de negocio, esto puede suponer una gran diferencia, así que es algo que debes plantearte bien y hacer tus cálculos antes de contratar una opción u otra.

Funcionalidades básicas y deseables

Valora qué es indispensable para ti y que no. Por ejemplo, hay empresas para las que resulta indispensable tener un CRM completo, sin embargo, para otras puede que no o que solo necesiten algo muy básico. Así que valora bien qué necesitas y qué te da la herramienta.

Te explico algunas de las funcionalidades más comunes que suelen ofrecer la mayoría de herramientas de automatización de marketing y por qué te interesan:

• E-mail marketing: Envío de newsletters a tus listas de contactos, de manera automatizada o de manera manual.

• Workflows y triggers: Los triggers son desencadenantes, acciones que cuando suceden desencadenan un flujo de tareas que se ejecuta de manera automatizada. Los workflows, son las tareas que se van a ejecutar de manera automática. Esto es muy potente cuando lo combinas con lo que sucede en tu web y puede tener un impacto directo en tus ventas. Por ejemplo, el abandono del carrito en un e-commerce podrías ser el desencadenante para enviar una oferta personalizada al cliente y recuperar la venta.

• Tags: Contar con un sistema de etiquetado de contactos te permitirá añadir otra perspectiva a tu marketing. Te explicaré un ejemplo que yo misma utilizo cuando lanzo campañas de pago para captación. Al lanzar la campaña suelo utilizar más de un canal y en paralelo me llegan leads de forma orgánica (canales que no son de pago), así que para controlar de dónde vienen los contactos, los etiqueto asignándoles el nombre del canal y de la campaña. De esa manera, puedo saber cuánto tiempo tardan en comprar los clientes que capté en la campaña por cada canal y si he recuperado la inversión. Además, puedo saber en qué canal me resulta más rentable invertir dinero en publicidad.

• Lead scoring: El scoring es una puntuación que asignamos a los contactos en función de las acciones que realizan. Esto nos permite saber qué contactos están activos y qué contactos no lo están. Puedes asignar puntuaciones diferentes a los contactos, por ejemplo, tener una puntuación general en base a si abren o no tus correos y una segunda puntuación en base a las compras realizadas en el último año.

• Segmentación: Las segmentación consiste en crear grupos de contactos que cumplen ciertas condiciones. Al agruparlos, puedes llegar a hacer campañas sólo a una parte muy específica de tu lista, mejorando tus conversiones. También te permite hacer mediciones específicas sobre un grupo de contactos y analizar mejor a tu audiencia.

• CRM: El CRM (Customer relationship management) te ayuda a gestionar tu proceso de ventas, sobre todo cuando las ventas no son automáticas, sino que requieren de una propuesta previa o una sesión de ventas. Desde el CRM puedes hacer el seguimiento de todos los contactos que están en algún punto de tu proceso de venta y de las acciones que has ido haciendo (reuniones, llamadas, e-mails, etc.). Al finalizar el proceso, una venta se gana o se pierde, y todo quedará registrado en tu CRM, así que te será muy sencillo calcular tus ratios de conversión a ventas y ver en qué punto del proceso se pierden conversiones.

Estas son las funcionalidades más comunes que te ofrecen las herramientas de automatización de marketing. Algunas te ofrecerán más opciones y otras menos. Tú debes valorar si la herramienta te proporciona las funcionalidades necesarias para lo que necesitas montar.

Ejemplos de herramientas para automatizar tu empresa

Debes estar preguntándote ¿Con qué herramientas se puede hacer todo eso?

Bien, aquí te dejo mi toolbox básico como ejemplo de las herramientas que te permiten automatizar tu marketing y alguna recomendación extra.

Active campaign – Es la herramienta base de automatización de marketing que yo utilizo. Incluye e-mail marketing, automatización (con todas las funciones que te he ido mencionando en este artículo) y un módulo de CRM básico. Como alternativas similares puedes encontrar: Drip , con funcionalidades muy parecidas, aunque para mi gusto más complicado de configurar y ConvertKit , que tiene e-mail marketing y algunas de las funcionalidades comentadas.

Zapier – Es un conector de aplicaciones que te permite enviar datos de una aplicación a otra. Por ejemplo, yo utilizo Calendly para que mis contactos consulten la disponibilidad de mi agenda y reserven reuniones conmigo. Cuando alguien reserva una reunión, utilizo Zapier para que los contactos se añadan a Active Campaign y se etiqueten de una manera específica. Otro ejemplo podría ser la sincronización entre tu CRM y paypal cuando alguien realiza una compra.

Leadpages – Utilizo Leadpages para crear determinadas landing pages y poder testearlas de manera rápida para incrementar las conversiones. Leadpages te permite crear test A/B de una manera sencilla y así ir optimizando tus páginas de captación. Además, tiene una funcionalidad que me encanta, los LeadBoxes, que te permite insertar botones o enlaces en tu web que muestran un pop-up con un formulario de captación cuando el usuario hace clic encima. Si utilizas wordpress para tu web, muchos temas hoy en día te permiten crear landing pages, así que no necesitarías una herramienta adicional para empezar, pero plantéatelo a la larga ya que la funcionalidad de estas herramientas puede ayudarte con tus conversiones.

WordPress  – WordPress es el gestor de contenidos que utilizo, es decir, la base sobre la que está construida mi web y que me permite añadir páginas, mantener el blog y publicar todo tipo de contenidos.

Google Analytics – Cuando configures procesos automatizados, una de las partes más importantes es medir lo que sucede en cada paso, así que esta es una herramienta imprescindible que te ayudará a ver de dónde vienen las ventas y por dónde se te están escapando.

Espero haberte aclarado un poco las ideas respecto a la automatización de marketing y que ahora sepas por dónde empezar a plantearte cómo automatizar tus procesos de venta.

¿Qué paso puedes dar esta misma semana en tu empresa para empezar a automatizar?